【ECハウツー】始業後、まず受信トレイを「空」にしよう

こんにちは！クラシック音楽 Web振興コンサルタント、梅本です。



しばらく【ECハウツー】と題して演奏団体・個人・リアル店舗・ネット専業、

すべて含めてECサイト運営のハウツーや考え方などを書いていきたいと思います。


今日は「始業後、まず受信トレイを「空」にしよう」

というテーマで書いてみたいと思います。


ネットショップをやっていると、

毎日たくさんのメールが届いているはずです。


・ショップの機能で送られてくる各種メール
　（注文通知、品切れ通知、お問い合わせ通知メールやこちらから送信したメールのCCなど）

・お問い合わせメール
　（ダイレクトなもの、こちらからの通知メールへ返信される場合もある）

・競合他社などのメルマガ

・メーカーからのインフォメーション

・社内メール


などなど、たくさんありますね。


朝礼などを終えてから、始業後にまず取り掛かりたいのがこのメールの整理です。

かける時間の目安は30分。（数通しかない場合は5分で終わらせてください）


ただのCCや注文通知、メルマガなどはあらかじめフィルタを設定して、

それ用のフォルダに自動仕訳してしまいましょう。



受信トレイに残るのは

・お問い合わせメール（ダイレクト）

・お問い合わせ通知メール（サイトからの問い合わせ）

・メーカーインフォ

・こちらからの送信（受注確認メールなど）に返信してきたもの

ぐらいになるようにしておきます。


これをまず先に対応します。

問い合わせの内容が似たようなものが多い場合は、

定型文を作っておくと良いでしょう。

クリップボードツールを使うと便利です。
http://www.vector.co.jp/vpack/filearea/win/util/clipbrd/


その他、個別に対応していくのですが、

大事なのは返信することなので、

例えばお問い合わせに回答するのに時間を有する場合でも、

「お問い合わせを受け付けました」

「お問い合わせが多く順次ご回答させていただきますので少々お時間をいただきます」

「お調べいたしますので少々お時間をいただきます」

などの旨を返信しましょう。

返信後は受信トレイから「要調査　要返信」など分かりやすいフォルダに移動し、

これも後ほどチェックします。


お問い合わせへの回答は、

「言った言わない」になるとお互い疲労しますので、

返信の際に元の送信された文章を残して返信しましょう。


サイトからの問い合わせについても同様です。

管理画面からすぐに対応しましょう。

これもすぐに回答できない内容の場合は上記のように一旦処理します。


メーカーインフォは「インフォ未確認」などのフォルダに一旦放り込みます。


社内メールは要返信であれば返信します。

大体の場合「承知しました」などで済みますので10秒で返信。

なにか対応する必要がある内容であればその日のToDoリストに追加します。

（ToDoリストの管理ツールも色々ありますが、僕はテキストファイルかミスプリした用紙の裏紙を使います）



これで受信トレイを空にします。

ここまでで長くても20分くらいで終わらせるようにしましょう。

残り10分で、フォルダに放り込んでおいた分のチェックです。


・自動仕訳した通知系メールに「お客様からの返信」が混ざっていないかチェック＆対応

・前日以前のメールが放り込まれている「要調査　要返信」フォルダをチェック＆対応または進捗確認

・「インフォ未確認」フォルダやメルマガフォルダを確認、必要に応じて情報を他のスタッフにシェア


最後に、「迷惑メールフォルダ」のチェック。

お客様からのメールが吹っ飛ばされていることがあるので、

「どうせないだろう」と思ってもチェックしましょう。


以上で始業直後のメール処理は終了です。



メールは電話ほどの緊急性はないものの、

だからといって放置して良いものではありません。

休業日・休業時間帯を挟む場合は仕方ないのですが、

基本的には遅くても24時間以内に何かしらの返信をしましょう。


なかにはデーモンが帰ってくる場合がありますが、

それは「要電話」フォルダなどに入れて、

メール処理が終わった後に電話で処理しましょう。


一人で受注処理など全部やっていて手が回らない場合は、

お問い合わせだけは他のスタッフにお願いするなどして対応します。


とにかく受信トレイを空にする＝一次対応を終わらせるということですので、

受信トレイが常に空の状態になっているようにしてみましょう。






それではまた次回。








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